En el capítulo anterior de nuestro curso básico de FileMaker Pro vimos como crear nuestra tabla para almacenar los clientes. Vamos a dar un paso más en esta entrega y vamos a mejorarla un poco añadiendo algo de lógica a la vez que aprendemos algunos conceptos nuevos.
Pero sería recomendable que, antes de mejorarla, tuviéramos algunos clientes metidos para poder ver sobre la marcha como actúan las mejoras que introduciremos.
Introduciendo datos
Déjame adivinar…..¿a qué quieres que te pase un listado de clientes ficticios para que puedas darlos de alta en tu base de datos para seguir el curso? Pues mira, me has pillado hoy de buen humor y te lo voy a pa………¡Que nooooooooo, que es broma, no te los voy a pasar! (Ángel, ¿eres un poco borde, no?). Pues puede ser jejeje. Te voy a dejar que te los inventes tu y así, de paso, vamos aprendiendo un poco como introducirlos.
¡Mira! yo ya me he inventado uno:
¡Ahivá! que pantalla más chula para introducir los clientes ¿dónde la tengo para meter yo los míos maestro?
Pues he de darte una mala noticia. La tienes pero no tan bonita como la que te he puesto:
¿Decepcionado? ¿Qué esperabas? FileMaker es una herramienta muy potente y te ha generado la pantalla para introducir datos sin que hayas tendido que esforzarte en escribir una sola línea de código.
Ya dijimos al principio del curso básico de FileMaker que esta herramienta está diseñada para que podamos crear nuestras aplicaciones en la oficina sin grandes esfuerzos. Y eso la herramienta lo cumple. Pero que haga muchas cosas por nosotros no significa que también tenga que conocer nuestros gustos así que te crea la presentación simple para que tú la puedas poner a tu gusto. Cosa que haremos más adelante.
Vaaaaaale….sniiff, sniiff. Lo haré sobre esta que es más cutre.
Vale, sigamos entonces. Si de la entrada anterior a esta habías cerrado el fichero de FileMaker vuelve a abrirlo y debe aparecerte la presentación de la tabla clientes. Y si por lo que sea no la ves te diré como abrirla. Dirígete al menú «Archivo», «Gestionar», «Presentaciones»:
Esta ventana es un Gestor dónde aparecerán todas las presentaciones «Pantallas» que vayamos desarrollando en nuestra aplicación. Te habrás percatado que hay una presentación por cada tabla que tenemos en nuestra aplicación. Por cada tabla nueva FileMaker nos creará una presentación que, podremos utilizar o borrar si no la queremos y nos interesa hacer otra desde cero.
Como ves en la imagen selecciona la de clientes y pulsa abrir.
Pues como ya la tienes y habíamos llegado hasta aquí para que pudieras dar de alta algunos clientes, mientras yo hago lo pertinente con la mía, te dejo que introduzcas unos mil o dos mil clientes, suficientes para seguir el curso….¡MIL o DOS MIL! ¿ES QUE ESTAMOS LOCOS?
Te has asustado, ¿a que sí? jejeje. No sufras, que estaba de broma, con que introduzcas unos cinco o seis clientes será suficiente.
El sistema es intuitivo, cada vez que termines de cumplimentar los datos de un cliente pulsa el botón de la barra de menús «Añadir registro» y se pondrá la pantalla en blanco para introducir otro nuevo cliente.
Ahora que ya tenemos material suficiente vamos a centrarnos en aplicar un par de mejoras a nuestra tabla de Clientes, motivo principal de esta entrega, para que la gestión de nuestros datos sea impecable.
Valores duplicados
Una de las mejoras la vamos a centrar sobre el Campo NIF. A la hora de gestionar información en una base de datos nos encontraremos con información que no puede haber dos datos iguales en la misma tabla. O sea, dos clientes con el mismo NIF sería una incoherencia, así que vamos a preocuparnos de que FileMaker gestione de forma adecuada dicha peculiaridad.
Volvemos al menú «Archivo», «Gestionar», «Base de datos» y nos situamos sobre los campos de la tabla Clientes. Hacemos doble click sobre el campo NIF y en la ventana de propiedades del campo nos situamos sobre el botón «Validación«:
Nos vamos a centrar en las tres siguientes propiedades:
- Permitir al usuario anular durante la introducción de datos
- No vacío
- Valor único
La primera de las opciones la vamos a desmarcar porque sino lo hacemos, aunque apliquemos la restricción, FileMaker nos preguntará cuando detecte el valor duplicado pero nos dará a elegir si no mantenemos o no. Y si le dices que sí nos dejará añadir el NIF duplicado, lo cual no nos interesa.
No vacío estaremos aplicando la obligatoriedad de que en cada registro, ese campo en concreto, debe contener un valor. Y es importante que un cliente tenga su NIF pues de lo contrario será imposible localizarlo.
Valor único es el que más nos interesa pues impedirá que tengamos dos registros con el mismo NIF. Valor único detectará cuando introduzcamos un nuevo cliente si el NIF existe en la base de datos y nos informará con un mensaje de que debemos corregir el NIF.
Haz los cambios propuestos, acéptalo todo y vuelve a la presentación para probar a introducir un nuevo cliente y mete el NIF duplicado a conciencia, a ver que te dice:
Valor predeterminado
Hay campos que nos puede interesar que FileMaker introduzca el valor por nosotros. Un caso muy evidente puede ser el campo Fecha de Alta del cliente en nuestra base de datos. Recuerda que FileMaker nos creó un campo llamado MarcaFechaYHoraCreación para tal efecto, veremos aquí como se ha configurado.
Tenemos claro que cada cliente que demos de alta le vamos a poner la fecha de hoy, entonces, ¿por qué realizar ese trabajo de forma manual para cada uno de ellos? dejemos que FileMaker ponga la fecha automáticamente.
Sitúate sobre el campo MarcaFechaYHoraCreación y haz doble click para acceder a sus propiedades y sitúate en la pestaña «Autointroducir«:
Este campo ya tiene marcada la casilla de introducir, durante la creación del registro, la Fecha y la hora del sistema. Despliega si quieres la lista para ver que otros valores puedes seleccionar para que introduzca por nosotros al crear el registro.
¿Te has fijado que hasta nos deja seleccionar un nombre? Nombre de quién te preguntaras. Eso es muy interesante. Supón que quieres dejar constancia al crear un cliente de qué usuario de tu aplicación lo ha creado. Siempre puedes crear un campo texto para que el que lo da de alta escriba su nombre pero ¿lo hará?. No es necesario, mejor deja que FileMaker lo haga por ti.
Seleccionado esa opción y cuando se de de alta un cliente FileMaker automáticamente podrá en dicho campo el nombre del usuario que está usando en ese momento FileMaker. Y nuevamente sin escribir una sola línea de código. Te está gustando la herramienta ¿a que sí?
Hay cientos más de opciones que podemos configurar sobre las tablas que sería imposible ver en un curso básico. Aún así iremos viendo alguna que otra más según vayamos construyendo nuestra aplicación.
En la siguiente entrega, que espero tener lista en una semana, manipularemos la presentación de los clientes para ver como podemos dejarla bonita y chula de cara a interactuar con nuestra aplicación. Además le pondremos hasta botones personalizados para poder hacer cosas con ella. Será interesante, no te la pierdas.
Resumen
En esta entrega hemos visto:
- Las presentaciones
- Introducción de datos
- Valores Duplicados
- Valores Predeterminados
Enlace de interés
Desde nuestra página amiga www.accessyexcel.com se está desarrollando este mismo curso con Microsoft Access intentando mostrar como ambas plataformas, con sus diferencias y similitudes, nos permiten gestionar los datos de nuestra empresa.
Precisamente en su capítulo 5, Microsoft Access Curso Básico 5 – Clientes, mejorando la tabla, podemos ver como haríamos en Access todo lo que acabamos de hacer aquí con FileMaker Pro.
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