FileMaker nivel básico 4: Clientes, creando la tabla

Ha llegado el momento de crear nuestra tabla Clientes. En FileMaker Pro los datos se guardan en tablas y se relacionan entre ellas. Veremos las relaciones más adelante.

Ahora nos interesa centrarnos en la tabla como un objeto que servirá para guardar todos los datos de nuestros Clientes. Es importante matizar que tendremos una tabla por cada tipo de información que queramos almacenar, por ejemplo, a parte de la mencionada tabla de Clientes tendremos otra distinta para guardar los proveedores, y otra distinta para guardar los artículos, etc.

Creando la tabla

Como esto es un curso eminentemente práctico vamos a ponernos manos a la obra y, sobre la marcha, vamos a ir explicando lo que hacemos, cómo lo hacemos y el porqué lo hacemos.

Si has llegado a este artículo desde el anterior y acababas de crear tu fichero de FileMaker  ya tendrás una primera tabla abierta, llamada por defecto “Curso básico de FileMaker Pro“, preparada con algunos campos preconfigurados por FileMaker. De hecho nos muestra directamente la pantalla con los campos de esta tabla para que los podamos modificar si queremos.

Diríamos que FileMaker genera una primera tabla a modo de comodín que se puede utilizar para guardar información relativa al proyecto que estamos desarrollando. En cualquier caso esta tabla la dejaremos aparcada ya que de momento no la usaremos y crearemos la nuestra de clientes.

Si habías cerrado FileMaker y has retomado el curso hoy, y no sabes donde encontrar la pantalla para la gestión de las tablas, vamos a buscarla…..sígueme.

Dirígete al menú Archivo, Gestionar, Base de datos:

Verás que la ventana muestra nuevamente los campos de la tabla que nos creó FileMaker por defecto. Como lo que nos interesa es crear una nueva tabla, si te fijas en la parte superior de esta ventana verás tres botones (Tablas, Campos y Relaciones) y comprobarás que está seleccionado el de Campos. Bien, te habrás percatado que debes pulsar sobre el de Tablas para que nos muestre todas las tablas de nuestro proyecto que, a día de hoy, solo tendrá una tabla.

Un repaso rápido a esta pantalla nos dice que, en la parte central, tendremos la lista de tablas con algo de información respecto a ellas. En la parte inferior tenemos un cuadro de texto para escribir el Nombre de la tabla y a la derecha del mismo el botón de Crear. Por defecto aparece en el cuadro de texto el nombre de nuestra primera tabla que vamos a cambiar por el nombre que queremos darle a nuestra tabla de Clientes.

Venga, querido lector, que te voy a poner a pensar……¿que nombre debemos darle a la tabla que va a almacenar los datos de nuestros Clientes?

Es fácil ¿verdad? Podríamos ponerle cualquier nombre pero es importante que el que elijamos sea representativo de lo que va a guardar dentro por lo que tampoco nos complicaremos mucho la vida. Escribimos «Clientes» y pulsamos el botón de «Crear»

Podemos observar que en la columna Detalles nos informa de que la tabla tiene 5 campos y 0 registros. ¿Campos y Registros? ¿Esto que es?

Campos de la tabla

Como es un concepto que ha aparecido varias veces a lo largo de este artículo es momento de hablar de él. Los campos de las tablas son cada uno de los datos que vamos a almacenar, en este caso, de nuestros clientes. Por ejemplo, el NIF se guardará en un campo, el nombre del cliente en otro campo, la dirección en otro distinto, etc.

Para ver los campos que nuestra tabla debemos pulsar en los tres botones superiores el de «Campos».

Indicar un campo para cada tipo de dato de nuestros clientes nos va a ayudar a tener la información muy bien organizada. Además, a FileMaker hay que especificarle cada campo que creemos de que tipo de datos es. Vale, ya se que te lo estoy complicando pero verás que no es tan difícil.

FileMaker debe saber a ciencia cierta que tipo de información es la que gestiona en cada campo de nuestra tabla para poder hacer su trabajo cuando le pidamos la información, o cuando tengamos que hacer cálculos con parte de ella. Por ejemplo, si almacenamos en un campo la fecha de alta del cliente habrá que especificarle a FileMaker que ese capo es de tipo Fecha, ya que de esa forma FileMaker podrá ordenar nuestros clientes por fecha adecuadamente.

No te asustes pues esto solo se hace cuando creamos nuestra tabla y una vez configurada sólo habrá que introducir los datos de nuestros clientes que FileMaker ya sabrá como gestionarlos.

Campos predefinidos

Podemos observar que la tabla Clientes cuenta ya con cinco campos que no hemos creado nosotros sino que FileMaker se ha tomado la molestia por nosotros de hacerlo, entendiendo él que pueden sernos de gran utilidad. Todos ellos son campos automáticos que guardarán la información cuyo nombre indica, automáticamente, al crear cada uno de nuestros clientes.

Yo los voy a dejar pues creo que pueden ser útiles en algún momento y, además, hablaremos del primer campo que nos ha creado llamado «ClavePrincipal»

Clave Principal

Cuando creamos tablas es muy importante que uno de sus campos contenga un valor único e irrepetible. Por ejemplo, ¿las personas no nos identificamos por nuestro NIF? gracias a ese NIF nos pueden localizar en la administración y consultar nuestros datos. El NIF es único. Otro ejemplo, ¿como identificas un Artículo de otro Artículo? pues por el código de Artículo que debe ser único y es el que se usa en las facturas por ejemplo. ¿Y si no tenemos ni idea de que campo va a tener un valor único que identifique nuestra información? pues FileMaker permite configurar un campo de tipo calculado y lo configura para que cada Cliente, en este ejemplo, le asigne un código UUID. Como esto del código UUID es complicado de explicar ahora que estamos empezando fíate de mi y créete que es un código alfanumérico y aleatorio de forma que jamás deberían haber dos códigos iguales en nuestra tabla.

También podríamos configurar un campo para que asigne un número correlativo a cada cliente, primero el 1, luego el 2, luego el 3 y así sucesivamente.

Como FileMaker Pro no sabe aún que dato va a ser bueno como identificador único directamente nos pone el Campo “ClavePrincipal” y lo configura de tipo calculado. Veremos que eso podemos cambiarlo más adelante porque, para nuestros clientes, sabemos que podemos almacenar su NIF que será un valor único para cada uno de ellos.

¿Cómo sabemos que el primer campo es lo que yo os he dicho? bien, si hacemos doble clic sobre el campo «ClavePrincipal» accedemos a sus propiedades.

Y veremos que en la configuración de «Autointroducir» está marcada la casilla «Valor Calculado«. Si pulsamos sobre el botón de «Especificar» junto al valor calculado se nos abrirá el editor de Cálculos, que es pronto aún para verlo aquí, con una Función como esta: Get( UUID )

Acabamos de empezar el curso básico y hemos entrado en materia consistente pero, aún nos queda por configurar nuestra tabla y ya estamos viendo términos complejos así que, para no liarnos más, tendrás que creerte que la función Get(UUID) genera automáticamente ese código complejo para que sea único en cada cliente.

Dicho esto, vamos a empezar a crear los campos que nosotros necesitamos para introducir nuestros clientes tal y como vimos en la entrega anterior.

Campo NIF

Vamos a decirle a FileMaker  que queremos guardar el NIF de nuestros clientes. En España nuestro carnet de identidad tiene el NIF (Número de Identificación Fiscal) que es único para cada español.

Doy por hecho de que ya habías cerrado las propiedades del campo «ClavePrincipal» así que vamos a crear el del NIF. Para ello sitúate en el cuadro de texto de la parte inferior y en el «Nombre del campo» escribe «NIF«:

Nos faltan dos parámetros más a bote pronto antes de pulsar «Crear». Por un lado, si queremos, podemos poner un comentario que explique para qué sirve ese campo, aunque en este caso es evidente y no lo necesitaría habrá otros campos a los que no les venga mal dicha información. Y el segundo y más importante, como decíamos al principio, hay que especificarle a FileMaker que tipo de datos vamos a guardar en dicho campo.

El NIF está compuesto por números y letras, lo que viene a significar que son datos tipo texto. En el Tipo, si lo desplegamos, verás que hay varios según lo que queramos almacenar, iremos hablando de todos los tipos según avancemos en el curso:

Podríamos configurar alguna propiedad más de dicho campo pero hasta que no lo guardemos no nos dejará. Para guardarlo debes pulsar el botón Crear.

¡Ale!, ya tenemos nuestro primer campo, fácil ¿verdad? Déjame un segundo, ya verás que rápido soy, para crear el resto de campos que dijimos en el capítulo 3 «¿que queremos hacer con nuestros clientes?» ya que se configuran todos igual.

Si eres una persona inquieta ya deberías de estar preguntándote el porqué todos los campos hasta ahora los he definido como texto cuando, al menos, el Código Postal y el Teléfono son datos numéricos……..o casi….no es así del todo.

Los teléfonos

Podría decir que en FileMaker los campos numéricos los usamos cuando queremos operar con los números, o sea, sumarlos, restarlos, etc. para ello el campo numérico ha de tener solo números y no otras cosas. Un número de teléfono nunca lo vamos a sumar con otro número de teléfono, no tendría mucho sentido. Además, los números de teléfono a veces incluyen otros caracteres como por ejemplo la identificación del país, así en España un número podríamos almacenarlo de las siguientes formas:

• +34 698 456 325
• 698 456 325
• (34) 698 456 325
• 698456325

Si eres observador verás que entre todas las formas que hay de guardar un teléfono hay caracteres como el “+” o los paréntesis, así como algunos espacios. Por ende, no estamos hablando de un número sino de datos alfanuméricos que se deben tratar como TEXTO.

Los códigos postales

Al Código Postal le pasa igual. ¿Que sentido tiene multiplicar un Código Postal con otro? nada ¿verdad? Pero es que encima, por lo menos en España, muchos Códigos Postales empiezan por cero y sabemos que un cero a la izquierda no tiene valor, de hecho, si pones el Código Postal como número e introduces el Código 02365 verás que FileMaker elimina el cero porque no tiene valor. Así que, el Código Postal debe ser también de tipo TEXTO.

Como no hemos usado otro tipo de datos que no sea TEXTO vamos a añadir un campo más que me acabo de sacar de la manga que me parece interesante. ¿Que os parece si guardamos la fecha de nacimiento del cliente?

Fecha de nacimiento

Con esto ya tenemos la información básica de nuestros clientes. En el siguiente artículo perfeccionaremos un poco esta tabla para que automatice algunas cosas, por ejemplo, si tenemos la fecha de nacimiento ¿no os gustaría que FileMaker os calculara automáticamente su edad y la mostrara en la tabla? Para ello tenemos los campos de tipo CALCULADO que, entre otras cosas, nos van a permitir tener información calculada en base a otra información que tengamos en nuestra tabla.

Como hemos dicho, dejamos para el siguiente capítulo esas mejoras antes de que empecemos a introducir los datos de nuestros clientes.

Enlace de interés

Desde nuestra página amiga www.accessyexcel.com se está desarrollando este mismo curso con Microsoft Access intentando mostrar como ambas plataformas, con sus diferencias y similitudes, nos permiten gestionar los datos de nuestra empresa.

Precisamente en su capítulo 4, Microsoft Access Curso Básico 4 – Clientes, creando la tabla podemos ver como haríamos en Access todo lo que acabamos de hacer aquí con FileMaker Pro.