Antes de empezar a diseñar nuestra aplicación es muy importante que tengamos claro que información vamos a gestionar de nuestros clientes y como queremos gestionarla, para ello haremos un pequeño análisis sobre lo que necesitamos.

FileMaker Pro no es un sistema cerrado y, sobre lo que decidamos hoy que haremos con los clientes, podremos modificarlo mañana y añadir nuevos datos o funciones que hoy no necesitamos o que no hemos tenido en cuenta.

Gestión de clientes

Con mi experiencia podría decir que para gestionar nuestros clientes necesitaría, como poco, los siguientes elementos:

• Pantalla desde la que poder dar de alta los clientes con todos sus datos.
• Un buscador que me permita localizar un cliente y consultar su información en pantalla.
• Poder generar un PDF con la información del cliente.
• Un informe o listado en PDF con la información relevante de mis clientes.

Para poder aprender las bases de FileMaker Pro nos apañaremos con eso pero, con el tiempo y la experiencia, podríamos llegar mucho más lejos y ampliar las funciones para, por ejemplo:

• Gestionar las ventas a nuestros clientes.
• Generar una factura directamente desde la ficha del cliente.
• Lanzar informes que nos permitan analizar qué y cuánto le estamos vendiendo para potenciar nuestras ventas.
• Lanzar informes que nos busquen los clientes que más nos compran, o los que menos, para analizar nuestras fortalezas o debilidades.
• Mostrar todas las facturas emitidas en la ficha del cliente.
• Etc.

Podría seguir añadiendo funciones según se nos presentan las necesidades. Precisamente una de las bondades de FileMaker Pro es la de permitirnos seguir mejorando nuestro desarrollo sobre la marcha, adaptándolo a la evolución de nuestra empresa por nosotros mismos.

Los datos principales

Pues ya tenemos claro qué queremos hacer con nuestros clientes pero nada de ello podremos hacer hasta que no sepamos qué datos concretamente vamos a almacenar. Y es lo primero que vamos a hacer. Pensemos por un momento que información de nuestros clientes necesitamos:

A bote pronto podríamos almacenar:

• NIF o CIF
• Nombre
• Dirección
• Población
• Provincia
• Código Postal
• Teléfono
• Email
• Web

Esto sería una información básica, que es lo que pretende este curso. Es posible que el lector tenga más información que almacenar de los clientes pero, para empezar, nos apañaremos con esta.

¡Pues ya está, empecemos a meter esos datos! …………… ¡vaya!…¿dónde los meto?

FileMaker Pro almacena los datos en tablas. Esas tablas tenemos que crearlas nosotros y definir en ellas cómo queremos que se almacene la información.

Digamos, resumiendo mucho, que cada cosa que queramos guardar tendrá su tabla. Por ejemplo tendremos una tabla donde guardar todos los clientes. Otra tabla donde guardar sus facturas. Otra tabla donde guardar los proveedores. Otra tabla donde guardar los artículos que vendemos, etc.

Crearemos la tabla de clientes en el siguiente artículo y veremos cómo estructurar la información.

Puedes consultar el artículo anterior en este enlace: FileMaker nivel básico 2: Creando el fichero de base de datos

 

Enlace de interés

Desde nuestra página amiga www.accessyexcel.com se está desarrollando este mismo curso con Microsoft Access intentando mostrar como ambas plataformas, con sus diferencias y similitudes, nos permiten gestionar los datos de nuestra empresa.