Ya os hablábamos recientemente sobre las diferencias que encontramos entre FileMaker y Microsoft Access, dos plataformas de desarrollo de soluciones empresariales que comparten la misma filosofía.
Hoy hablaremos de otro punto que considero muy importante en el desarrollo de estas aplicaciones y que, según la filosofía de estas herramientas que pretenden ser un punto de arranque para aquellos que no tienen experiencia previa en desarrollo de aplicaciones es un punto importantísimo. Hablamos de la gestión de usuarios que hacen ambas aplicaciones, cada una a su manera, y demostraremos que, una vez más, FileMaker sigue apostando por el usuario empresarial mientras que Access va derivando al desarrollador avanzado de aplicaciones olvidando la filosofía para la que se diseñó.
¿Qué entendemos por gestión de usuarios?
Esto es sencillo de explicar. Tu ejecutas tu aplicación y te pide un usuario y una contraseña, evidentemente si el desarrollador así lo ha dispuesto. En función de los permisos que se hayan configurado previamente podrás acceder a determinados apartados de la aplicación o podrás ver determinada información. Básicamente es eso, programar qué puede o no hacer el usuario dentro de la aplicación.
Gestión de usuarios en FileMaker
FileMaker integra la gestión de usuarios de forma nativa para que el desarrollador pueda configurar fácilmente a qué tendrá acceso el usuario.
¿Qué nos vamos a encontrar en esta gestión de usuarios?
FileMaker nos permite añadir los usuarios que tendrán acceso a nuestra aplicación mediante una contraseña. Este será el método más sencillo permitiendo, si así lo deseamos, que FileMaker de acceso al usuario a toda la aplicación.
Luego vienen las restricciones a nivel de conjunto de privilegios. Esta opción nos va a permitir diseñar un conjunto de privilegios mediante un nombre que le asignemos y, sobre él, configurar a qué objetos de la base de datos podrá acceder el usuario al que previamente le habremos asignado ese conjunto de privilegios.
De forma predeterminada FileMaker ya cuenta con tres conjuntos predefinidos que nos van a facilitar las cosas. Por defecto el de Acceso Total, luego uno para que el usuario sólo pueda introducir y visualizar datos y un tercero que sólo permitirá visualizar los datos sin posibilidad de poder modificarlos.
Cualquiera de esos tres se pueden modificar pero lo normal es añadir nuevos grupos y configurarlos. Por ejemplo podemos necesitar que todos los usuarios del departamento de contabilidad de nuestra empresa accedan a determinadas presentaciones pero a otras no. Aquí FileMaker nos lo va a poner fácil pues podremos configurar dicha tarea mediante sus menús de forma totalmente sencilla y cómoda.
Como se puede apreciar en la siguiente imagen podemos definir uno por uno a qué formularios podrán acceder y a cuales no. Hay infinidad de opciones para las que no es necesario estudiar un máster para configurar la seguridad de nuestra solución empresarial.
Gestión de usuarios en Microsoft Access
Llegamos a otra de nuestras herramientas favoritas. Microsoft Access, al contrario que sucede con FileMaker, no dispone de una gestión de usuarios integrada.
¿Significa esto que no podemos configurar los permisos de usuario?
Significa que por defecto lo más que podemos hacer de forma sencilla es asignar una contraseña al fichero de nuestra solución empresarial para que no pueda ejecutarse si no se conoce dicha contraseña. ¿Y ya está? bueno, esto me resultará un poco más difícil de explicar.
Access desgraciadamente no integra una solución de permisos de usuario tan avanzada como lo lleva FileMaker, ni tan sencilla de configurar. Sin embargo en Access disponemos de la potencia de Visual Basic para desarrollar a nuestro antojo esa gestión de usuarios tan sencilla o tan compleja como nos apetezca. Evidentemente eso es un poco más complicado y requiere de experiencia previa así como dominar la programación en Visual Basic dentro de Access. Es evidente que no está pensado para un usuario primerizo que no está hecho aún a programar en este entorno.
Tal y cómo nos explica Microsoft hubo una época, anterior a Access 2010, dónde esta plataforma de desarrollo sí que integraba una seguridad por usuarios similar a FileMaker. Sin embargo, a partir de la versión de Access 2010 esta seguridad desapareció y la dejó relegada a un segundo plano.
Microsoft recomienda que los datos se trasladen a un SQL Server para poder configurar los permisos de usuario desde el servidor pero eso solucionaría apenas el 50% del problema dado que en SQL Server sólo podríamos controlar el acceso a los datos. Aún nos quedaría por configurar toda la seguridad de acceso a nivel de programa a las distintas ventanas a las que deberá acceder el usuario, y todo esto como hemos dicho unas líneas más arriba, mediante programación en Visual Basic para aplicaciones o, en el mejor de los casos mediante las macros incorporadas, aunque esto último no da mucho juego.
En nuestro artículo «FileMaker 16 VS Access 2016 Enfrentamos los dos gestores de bases de datos» ya apuntábamos como Microsoft Access estaba dejando de lado algunas funcionalidades que deberían haber evolucionado revisión tras revisión. Aquí volvemos hacer una crítica a Microsoft para que recupere la esencia de esta herramienta que en su día estaba pensada para el usuario empresarial, el administrativo, el abogado, el autónomo, el frutero si me aprietas, para que con pocos conocimientos pudieran resolver problemas relacionados con su negocio.
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