Las reuniones de trabajo son un escenario perfecto para el uso de nuestras tablets, sobre todo gracias a su característica portabilidad, haciéndolos mucho más cómodos de transportar que cualquier ordenador portátil.
Es en este tipo de tareas, las reuniones profesionales, es donde quise poner a prueba mi iPad Mini, y por eso me propuse probar Beesy, una aplicación bastante completa para el seguimiento de proyectos, desarrollada por la empresa francesa BeesApps.
El objetivo global de Beesy es ayudarnos a ser más productivos. De entrada, partimos de la base de que es una aplicación multiusos, ya que en su interfaz integra gestor de agenda, listas de tareas, contactos, notas, navegador web y mucho detalles interesantes. Pero veamos en detalle su funcionamiento.
Beesy, gestionando nuestra actividad profesional
Lo primero a comentar es su interfaz. Mi primera impresión tras la primera apertura de la aplicación fue: «esto parece muy complicado». Así que la primera impresión en mi caso particular fue regular, ya que me encontraba ante una aplicación cuya interfaz no me invitaba a usarla. Como digo, tiene muchos usos e integrar de una forma clara y simple todos ellos en una interfaz no es tarea fácil. Nos encontramos con multitud de zonas diferentes, botones, pestañas, iconos, etc. En definitiva, una interfaz a la que habrá que dedicar un tiempo para comprenderla.
Beesy nos permite gestionar proyectos, personas y tareas, accediendo para ello a tus calendarios y contactos almacenados en el iPad. Por tanto, podemos llevar el seguimiento de varios proyectos al mismo tiempo, separando objetivos, personas implicadas, tareas por hacer, fechas clave, y un largo etcétera. Además, basándose en un sistema de prioridades, nos establece un cuadro Importancia/Urgencia muy útil para conocer de un vistazo cuáles son las actividades a las que debemos prestar más atención.
El apartado de Notas es uno de los más útiles de cara a una reunión de trabajo. Podremos tomar notas del desarrollo de las reuniones, repasando las actividades y fechas implicadas en un proyecto. Además, un buen detalle de Beesy es que ofrece una serie de acciones predeterminadas para ahorrarnos tiempo y esfuerzo a la hora de seguir una reunión. Para ello cuenta con iconos para incluir acciones, fechas clave, enlaces a webs, llamadas a realizar, documentos a enviar, ideas, contactos implicados, grabación de audio, fotos, email…
El objetivo es facilitarnos un buen seguimiento de nuestra reunión, permitiéndonos una entrada de información fluída y efectiva. Gracias a este «etiquetado» de tareas, la productividad aumenta de manera considerable, ya que podremos filtrar nuestra actividad según nuestras preferencias específicas a cada momento. Esto nos va a permitir acceder a la información de una forma muy rápida y organizada.
Una secretaria muy completa en tu iPad
Las opciones que ofrece Beesy son realmente numerosas. A todo el aspecto de gestión de proyectos y seguimiento de reuniones, se une la posibilidad de crear informes a golpe de tap para, por ejemplo, enviar por email. Además podremos exportar nuestra actividad a un fichero CSV, lo que nos facilitará mucho más aún el seguimiento de nuestros objetivos. La sincronización con Evernote está también presente, así que es cuestión de magia tener nuestra información en múltiples dispositivos instantáneamente.
Es difícil explicar todas las opciones que ofrece un sistema de gestión de tiempo y proyectos con simples palabras. Lo que os recomiendo es que si tenéis varios proyectos, objetivos y equipos de trabajo que gestionar, probéis Beesy para iPad, ya que por el precio que tiene (5,49€ actualmente), ofrece una solución bastante interesante y completa. Personalmente he encontrado que, pese a la primera impresión de dificultad de uso, la utilización de ésta aplicación me está permitiendo organizar mejor mis tareas profesionales, al mismo tiempo que aumentar mi productividad en el seguimiento de reuniones.
Videotutoriales de Beesy | BeesApps
@alvarodma
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