FileMaker como gestor de bases de datos nos permite guardar y organizar información. Hoy nos ponemos en la piel de un autónomo que acaba de abrir una pequeña tienda de electricidad. Cuando uno empieza no suele tener un volumen grande de información que gestionar sino que dicha información va creciendo exponencialmente según crece nuestro negocio. Nuestro autónomo de ejemplo, que acaba de abrir las puertas de su negocio, no necesita complejos programas de facturación que incluyan miles de funciones, muchas de las cuales no utilizará a corto plazo, lo que no signifique que con el tiempo no las necesite.
Actualmente solo tiene un registro de clientes que lleva sobre una hoja de cálculo y una plantilla de word para imprimir las pocas facturas que va realizando y las facturas de sus proveedores guardadas en una carpeta, a la antigua usanza. Aún no maneja un gran almacén donde deba controlar el stock de sus artículos.
Puestos en situación este señor se encuentra la necesidad de ir poniendo un poco de orden a la información que maneja y para ello un buen punto por donde empezar es usando una herramienta como FileMaker. Creo que es un buen momento para matizar que nuestro autónomo no tiene estudios de informática y no le harán falta para poder crearse su propia base de datos, apenas unas pequeñas nociones que además encontrará en los manuales que acompañan a FileMaker.
Lo primero que haremos será crear una base de datos con FileMaker para gestionar más eficientemente los clientes que actualmente manejamos en la hoja de cálculo. Más adelante crearemos las tablas necesarias para poder hacer facturas con nuestra base de datos y la relacionaremos con los clientes de forma que podamos analizar las ventas por clientes, o por poblaciones o por artículos determinados.
Con el tiempo, nuestro autónomo, viendo la facilidad con la que ha creado el sistema para controlar clientes y facturas añadirá:
- El control del almacén.
- La gestión de sus proveedores.
- Las nóminas de sus empleados.
- El control y análisis de sus vehículos.
- Etc…
Realmente no hay límites en FileMaker, estoy convencido de que este autónomo algún día llegará a tener un volumen de ventas y de clientes suficiente como para tener que implementar, por ejemplo, políticas de calidad en su empresa y ahí tendrá su FileMaker donde seguirá ampliando funcionalidades, a su ritmo, según sus necesidades.
En el próximo artículo que estoy escribiendo veremos como crear, en apenas un ratito, la gestión de nuestros clientes y las facturas.
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